Sai cosa succede quando un cliente apre una tua newsletter? Molte piattaforme di email marketing permettono di sapere se un messaggio è stato aperto, quando è stato letto e, in alcuni casi, quante volte è stato visualizzato.

Sono funzionalità molto diffuse, spesso utilizzate dalle aziende per valutare l’efficacia delle proprie comunicazioni. Ma dietro queste statistiche può esserci un trattamento di dati personali che richiede particolare attenzione.

Con le linee guida del 17 aprile 2026, il Garante per la protezione dei dati personali ha chiarito le condizioni per utilizzare correttamente i cosiddetti tracking pixel nelle comunicazioni email.

Vediamo cosa significa, concretamente, per le aziende.

Cosa sono i tracking pixel e come funzionano?

Un tracking pixel è una piccolissima immagine, generalmente invisibile, inserita all’interno di un’email.

Quando il destinatario apre il messaggio e il suo programma di posta carica le immagini, viene effettuata una richiesta a un server esterno. Questo meccanismo può consentire alla piattaforma di rilevare l’apertura dell’email.

A seconda della configurazione, possono essere raccolte informazioni come:

• l’avvenuta apertura del messaggio;
• la data e l’ora dell’interazione;
• il numero di aperture;
• alcune informazioni tecniche sul dispositivo o sulla connessione;
• l’associazione dell’apertura a uno specifico destinatario.

Il destinatario, nella maggior parte dei casi, non si accorge della presenza di questo strumento.

È proprio questa scarsa visibilità a rendere particolarmente importante il rispetto delle regole sulla privacy.

Perché il Garante è intervenuto?

Le piattaforme di email marketing mettono a disposizione statistiche sempre più dettagliate.

Sapere quante persone aprono una newsletter può essere utile. Ma sapere quale singola persona ha aperto un messaggio, quando e quante volte permette di ricostruire informazioni sul suo comportamento.

Il Garante ha quindi richiamato l’attenzione delle aziende sulla necessità di garantire trasparenza, correttezza e un’adeguata base giuridica per queste attività.

Le indicazioni non riguardano esclusivamente le email pubblicitarie: possono interessare anche newsletter informative, comunicazioni automatiche e messaggi di servizio.

Serve sempre il consenso per monitorare le aperture?

Non necessariamente. La distinzione fondamentale riguarda la finalità e le modalità del tracciamento.

Statistiche aggregate e anonime

Quando il sistema viene utilizzato per ottenere esclusivamente statistiche generali, senza identificare i singoli destinatari e con adeguate tecniche di anonimizzazione, il Garante riconosce la possibilità di ricorrere a specifiche deroghe al consenso.

Ad esempio, un’azienda potrebbe voler conoscere la percentuale complessiva di apertura di una campagna per verificarne l’efficacia tecnica.

Monitoraggio individuale

La situazione cambia quando il sistema consente di analizzare il comportamento del singolo destinatario per finalità commerciali.

Pensiamo a un’azienda che utilizza le aperture per individuare i clienti più interessati, modificare la frequenza delle comunicazioni o personalizzare le successive campagne.

In questi casi, quando non è applicabile una specifica deroga prevista dalla normativa, è necessario acquisire preventivamente un consenso valido per il tracciamento.

Il consenso a ricevere comunicazioni commerciali non deve essere considerato automaticamente sufficiente anche per qualsiasi forma di monitoraggio individuale.

Cosa deve verificare un’azienda che utilizza MailUp o altre piattaforme?

La presenza di una funzione di tracciamento all’interno di un software non significa che possa essere utilizzata senza ulteriori valutazioni.

Ecco cinque verifiche concrete da effettuare.

1. Controllare quali statistiche vengono raccolte

La piattaforma rileva soltanto dati aggregati oppure permette di identificare i destinatari che hanno aperto ogni singola email?

Questa distinzione è essenziale per comprendere quali regole applicare.

2. Verificare le finalità del tracciamento

Le informazioni vengono utilizzate soltanto per statistiche tecniche oppure anche per segmentare i contatti, personalizzare le campagne o analizzare gli interessi degli utenti?

Finalità differenti possono comportare obblighi differenti.

3. Aggiornare l’informativa privacy

I destinatari devono essere informati in modo chiaro dell’utilizzo dei tracking pixel, delle relative finalità e delle modalità di trattamento dei dati.

4. Valutare la necessità del consenso

Se il trattamento richiede il consenso, occorre prevedere modalità adeguate per raccoglierlo, documentarlo e consentirne la revoca.

5. Verificare le impostazioni della piattaforma

È importante capire se il sistema consente di disattivare il tracciamento individuale, utilizzare statistiche anonime o configurare differenti modalità di analisi.

Un esempio pratico

Immaginiamo un’azienda che invia una newsletter mensile a 2.000 clienti.

Scenario A: al termine dell’invio, consulta una statistica complessiva che indica il tasso di apertura, senza poter ricondurre le informazioni ai singoli destinatari e con dati effettivamente anonimizzati.

Scenario B: consulta l’elenco nominativo dei clienti che hanno aperto il messaggio e utilizza queste informazioni per inviare successive offerte personalizzate.

Anche se le due attività possono essere gestite dalla stessa piattaforma, non comportano necessariamente gli stessi obblighi privacy.

Nel secondo caso, il tracciamento individuale a fini promozionali richiede una valutazione specifica e, secondo le indicazioni del Garante, il consenso preventivo quando non ricorrono le deroghe previste.

È necessario smettere di utilizzare le statistiche delle newsletter?

No. L’obiettivo delle nuove linee guida non è impedire alle aziende di misurare l’efficacia delle proprie comunicazioni.

L’obiettivo è garantire che queste attività siano svolte nel rispetto dei diritti delle persone.

Per molte aziende può essere sufficiente rivedere le impostazioni utilizzate, le informazioni fornite ai destinatari e le modalità di gestione dei consensi.

È importante, però, non dare per scontato che le configurazioni predefinite della piattaforma siano automaticamente adeguate a ogni utilizzo.

In conclusione

Il tracciamento delle email è una funzionalità apparentemente semplice, ma può coinvolgere aspetti importanti della protezione dei dati personali.

Le domande da porsi sono poche:

• Quali informazioni stiamo raccogliendo?
• Possiamo identificare i singoli destinatari?
• Per quali finalità utilizziamo questi dati?
• Abbiamo informato correttamente gli interessati?
• È necessario acquisire un consenso specifico?

Rispondere a queste domande permette di utilizzare gli strumenti di email marketing con maggiore consapevolezza, riducendo il rischio di trattamenti non conformi.

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Fonte Articolo: Linee guida del Garante Privacy sui tracking pixel nelle email – 17 aprile 2026.