L’Intelligenza Artificiale è ormai uno strumento utilizzato ogni giorno anche nelle aziende: può aiutare a scrivere email, riassumere documenti, creare testi, analizzare informazioni e velocizzare molte attività.

Ma proprio perché è così semplice da utilizzare, è facile dimenticare un aspetto importante: quali informazioni stiamo inserendo nello strumento?

Un prompt può contenere molto più di una semplice domanda. Può includere nomi, email, dati di clienti e dipendenti, informazioni commerciali, documenti interni o contenuti riservati.

Per questo, prima di utilizzare un sistema di IA per attività aziendali, è importante adottare alcune semplici precauzioni.

Quali dati è meglio non inserire?

Come regola generale, è bene evitare di inserire nei chatbot pubblici informazioni che non avremmo motivo di condividere con un servizio esterno senza averne prima verificato le condizioni di utilizzo.

In particolare, prestiamo attenzione a:

• dati personali di clienti, dipendenti e fornitori;
• dati particolari, come informazioni relative alla salute o ad altre categorie protette;
• credenziali, password e codici di accesso;
• dati bancari e informazioni finanziarie;
• contratti e documenti contenenti informazioni riservate;
• informazioni strategiche sull’azienda;
• listini, offerte e condizioni commerciali riservate;
• codice sorgente o informazioni tecniche non destinate alla diffusione.

Il problema non riguarda soltanto il nome e il cognome. Anche un documento apparentemente anonimo può contenere informazioni che permettono di identificare una persona o rivelare informazioni riservate.

“Ma se tolgo il nome, posso utilizzare il documento?”

Non sempre.

Eliminare nome e cognome non significa automaticamente rendere anonimo un documento. Altri elementi, considerati insieme, potrebbero comunque permettere di risalire alla persona.

Un esempio?

Un’azienda potrebbe chiedere all’IA di analizzare una valutazione relativa a un dipendente sostituendo il nome con “Dipendente A”. Se nel documento rimangono ruolo, sede, anzianità, reparto e altri dettagli, la persona potrebbe essere comunque facilmente riconoscibile.

Per questo, quando possibile, è preferibile rimuovere o sostituire tutte le informazioni non necessarie prima di utilizzare un sistema di IA.

Attenzione anche alle informazioni riservate

La privacy non è l’unico aspetto da considerare.

Un documento può non contenere dati personali e restare comunque confidenziale.

Pensiamo, ad esempio, a:

• una nuova strategia commerciale;
• un’offerta preparata per un cliente;
• un contratto ancora in fase di negoziazione;
• informazioni relative a un nuovo prodotto;
• codice o documentazione tecnica proprietaria.

In questi casi il tema non è soltanto il GDPR, ma anche la riservatezza delle informazioni aziendali.

Prima di utilizzare un nuovo strumento di IA, fai queste verifiche

Non tutti gli strumenti di Intelligenza Artificiale funzionano allo stesso modo e non tutti offrono le medesime impostazioni.

Prima di utilizzare un nuovo servizio per attività aziendali è quindi opportuno verificare:

1. Quali dati vengono trattati?

Leggi le informazioni relative al trattamento dei dati e verifica quali informazioni vengono raccolte durante l’utilizzo.

2. Come vengono utilizzati i contenuti inseriti?

È importante capire se i prompt, i file caricati o altri contenuti possono essere utilizzati per ulteriori finalità, comprese attività di miglioramento o addestramento del servizio.

3. Dove vengono trattati i dati?

Verifica, quando rilevante, dove vengono conservati e trattati i dati e quali soggetti possono avere accesso alle informazioni.

4. Quale account stai utilizzando?

Per un utilizzo professionale è importante distinguere tra un account personale e uno gestito dall’azienda, soprattutto quando vengono trattate informazioni di lavoro.

5. L’utilizzo è stato autorizzato?

L’azienda dovrebbe stabilire quali strumenti di IA possono essere utilizzati dai collaboratori e per quali finalità.

Una regola semplice per i dipendenti

Non serve trasformare ogni collaboratore in un esperto di privacy.

Può essere sufficiente stabilire una regola interna molto semplice:

Prima di inserire informazioni aziendali in un sistema di IA, verifica che non contengano dati personali o informazioni riservate e che lo strumento sia autorizzato dall’azienda.

Questa semplice indicazione può evitare molti utilizzi impropri.

E se devo comunque utilizzare un documento?

In alcuni casi l’IA può essere uno strumento estremamente utile anche per lavorare su documenti aziendali.

La soluzione non è necessariamente vietarne l’utilizzo, ma definire modalità di utilizzo sicure e coerenti con le esigenze dell’azienda.

Ad esempio, può essere possibile:

• utilizzare dati fittizi o opportunamente anonimizzati;
• rimuovere le informazioni personali non necessarie;
• utilizzare strumenti aziendali con impostazioni e garanzie adeguate;
• limitare gli utenti autorizzati;
• definire quali tipologie di documenti possono essere elaborate con l’IA.

L’obiettivo non è rinunciare all’Intelligenza Artificiale, ma utilizzarla in modo consapevole.

In sintesi

Prima di copiare un documento o una conversazione aziendale dentro un chatbot, fermati un momento e chiediti:

Che dati contiene?

Sono informazioni personali o riservate?

Ho verificato come vengono trattate?

Lo strumento è autorizzato dall’azienda?

Se non sai rispondere a queste domande, è meglio fermarsi prima di procedere.

L’Intelligenza Artificiale può essere un ottimo strumento di lavoro, ma deve essere introdotta in azienda con la stessa attenzione che riserviamo agli altri strumenti che trattano informazioni e dati.

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